Archiwizacja

Problem archiwum jest zagadnieniem tak starym jak historia dokumentów. Każdy z nas posiada dokumenty, z którymi nie chce bądź nie może się rozstać, niezależnie od tego, czy są to całe segregatory stojące w zakurzonym archiwum czy stos luźnych kartek na biurku. Często nasz dysk twardy przepełniony jest starymi ofertami, pocztą, broszurami albo innymi specyficznymi dla branży plikami. Ich ilość stale przyrasta i pojawia się potrzeba ich uporządkowania i zabezpieczenia przed zniszczeniem. Rozwiązaniem tego problemu jest archiwizacja elektroniczna.

Przypomnijmy sobie jak wygląda praca w tradycyjnym archiwum: zakurzone teczki, rozpadające się arkusze, braki w logicznej strukturze, długi czas wyszukiwania dokumentów, ograniczona ilość egzemplarzy, wysokie koszty i duża powierzchnia zajęta przez archiwum.

Wszystkich tych wad unikamy przetwarzając dokumenty papierowe na elektroniczne odpowiedniki. Polega to na ich skanowaniu, opisywaniu zestawem odpowiednich cech i zbudowaniu odpowiedniej struktury logicznej archiwum. Od tej chwili żądane dokumenty wyszukiwane są przez aplikację dostępową, która odnajduje odpowiednie pliki i wyświetla na komputerze użytkownika.

Najważniejszymi zaletami archiwum elektronicznego są:

• Uporządkowanie danych – dokumenty są stale w określonym miejscu, a archiwum jest zbudowane w sposób jaki ułatwi jego przeszukiwanie.
• Szybki dostęp – dobrze opisane i zindeksowane dokumenty można odnaleźć w ciągu kilku sekund.
• Centralizacja archiwum i zdalny dostęp – dokumenty znajdują się w jednym miejscu, można je przesyłać ze zdalnych lokalizacji, a dostęp do nich jest możliwy (przy odpowiednich zabezpieczeniach i autoryzacji) nawet z każdego miejsca na świecie.
• Wielodostęp – dany dokument może oglądać wielu użytkowników na raz, niezależnie od tego gdzie się znajdują.
• Kontrola dostępu – każdy użytkownik ma określone prawa do różnych dokumentów. Są to prawa czytania, modyfikacji i zarządzania. Można również zablokować całkowicie dostęp do dokumentu.
• Trwała jakość dokumentu – przeglądanie elektroniczne w żaden sposób nie obniża jego jakości, a zapis elektroniczny nie ulega starzeniu się pod wpływem czasu.
• Prostota przenoszenia i zabezpieczania danych - archiwum elektroniczne bardzo łatwo skopiować na zapasowy nośnik i zabezpieczyć na przykład przed pożarem, czego nie da się zrobić z archiwum papierowym.
• Redukcja kosztów magazynowania – o ile prawo nie stanowi inaczej papierowe oryginały można po zeskanowaniu zniszczyć i odzyskać powierzchnię użytkową.

Kontakt

>>>